Dicas para melhorar o gerenciamento de notas fiscais no setor público

O gerenciamento de notas fiscais é uma atividade complexa dentro do sistema tributário brasileiro, considerado um dos mais difíceis do mundo. Manter o controle e ter um bom processo de gerenciamento é fundamental para que contadores e funcionários públicos consigam desempenhar suas atividades sem trazer riscos e penalidades para órgãos públicos. 

Reunimos a seguir algumas dicas que podem ser valiosas para o setor público.

1. Crie uma rotina de processos

Para um bom gerenciamento das notas fiscais, é preciso ter uma rotina bem planejada e estabelecida para o andamento dos processos. Isso pode ser feito através da criação de métodos internos de trabalho, gerando um procedimento padrão para as atividades que envolvem as notas fiscais.

Para que um padrão funcione é fundamental o envolvimento dos servidores e a ciência de que que documentos fiscais não podem ser extraviados ou rasurados.  Com um modelo de gestão de notas e a consciência dos servidores, os documentos podem ser encontrados mais facilmente e as tarefas em torno do gerenciamento de notas fiscais tomarão menos tempo.

2. Integre todos os setores dos órgãos

Setores integrados facilitam a harmonia fiscal. Cuide para que os servidores de órgãos ou secretarias tenham acesso a um sistema para integração das notas fiscais, assim fica mais fácil controlar o orçamento e ficar em dia com os órgãos fiscalizadores.

3. Torne pública as notas fiscais

Tornar as notas fiscais públicas contribui para mais transparência em Prefeituras e Câmaras Municipais. A ação nº4/2018 da Estratégia Nacional de Combate à Corrupção e à Lavagem de Dinheiro (ENCCLA) oferece a base para que as notas sejam públicas.

4. Mantenha-se informado sobre a legislação

Os servidores envolvidos no gerenciamento de notas fiscais devem ter ao menos o conhecimento básico do regime tributário. Sabemos que a legislação pode ser um desafio, mas ter atenção as leis e ficar atento as alterações que surgem na legislação é fundamental para evitar problemas com os órgãos de controle.

5. Verifique a autenticidade das notas

Ter notas autênticas é um importante passo para que não haja complicações no futuro com órgãos fiscalizadores. Para isso é necessário verificar a autenticidade das notas fiscais e conferir as suas informações.

Para verificar a autenticidade de notas fiscais é necessário acessar o site da Fazenda, ir até a aba serviços e em seguida “consultar NF-e completa”. Essa pesquisa irá solicitar um código de acesso de 44 dígitos, que está registrado no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE). Ao ter acesso à página, confira os itens.

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