Benefícios dos sistemas de gestão na desburocratização

Sistemas de gestão pública contribuem para a desburocratização e trazem benefícios para os cidadãos e para os órgãos da gestão. Os caminhos para desburocratização envolvem empenho e simplificação de processos.

Quantas vezes o excesso de burocracia foi impeditivo ou fator de confusão na hora da execução de serviços públicos? Há um descontentamento com os órgãos públicos, por isso, discutir a sua qualidade é uma importante pauta, sobretudo na abordagem da desburocratização do modo de operação desses órgãos.

No caminho por um serviço público de qualidade a burocracia não deverá ser excluída, mas as suas disfunções devem ser tratadas em busca de mais qualidade e menos complicações na rotina da gestão pública. Nesse cenário os sistemas de gestão podem ter importante papel.

Burocracia

Muita gente treme só de ouvir ou ler o termo “burocracia”, isso acontece porque, graças aos seus desvios de finalidade, o seu significado ficou associado a algum ruim e problemático.  A palavra vem de cracia, que em grego quer dizer poder/autoridade/domínio, e buro vem do francês bureau, que quer dizer escritório. Associando os termos, conclui-se que burocracia seria um governo ou autoridade de escritório.

A burocracia se baseia em normas que foram criadas para defender o interesse público. No decorrer do tempo a prática passou a trazer problemas e morosidade no desempenho dos órgãos públicos. Esse fato pode ser atribuído aos desvios de finalidade empregados como problemas no fluxo de trabalho, papelada excessiva, dificuldade no acesso de dados, setores que não interagem, dificuldade de conectar com o cidadão e o tempo de espera, que muitas vezes é um fator de desistência ou aborrecimento para o cidadão na hora de buscar o serviço público.

Esses fatores associados culminaram na disfunção da burocracia, em sinônimo de um serviço público ineficiente, além de contribuir para a prática de atos de corrupção.

Sistemas de gestão e caminhos para a desburocratização

Para amenizar os impactos desse cenário burocrático no Brasil, em 17 de julho de 2017 foi publicado o Decreto nº 9.094. O documento deu início ao projeto de desburocratização no país e trata da simplificação do atendimento prestado a quem usa serviço público.

A desburocratização além de contribuir para a transparência, e consequentemente para o combate a corrupção, facilita o acesso dos cidadãos aos serviços públicos, economiza tempo e investimentos no setor.

De olho em elevar o padrão as organizações públicas, o investimento em processos automatizados através de softwares é considerado um bom caminho no apoio a desburocratização e ao combate a corrupção, uma vez que os processos podem ser mais controlados e integrados, evitando acúmulo de papelada e retrabalho.

Hoje diversas empresas investem em softwares para gestão pública. Entre os benefícios dos sistemas estão:

  1. Conexão de colaboradores: através de sistema colaborares de diferentes setores envolvidos em um processo de comunicam mais facilmente e o vai e vem de papel pode ser evitado.
  2. Controle das ações: sistemas permitem que se tome pé sobre andamento de processos e sobre os agentes envolvidos neles.
  3. Agilidade: as solicitações e tramitações podem acontecer de forma mais rápida através de sistemas para gestão pública.
  4. Comodidade: o uso de sistema pode contribuir para que o cidadão faça solicitações de casa, sem precisar ir a órgãos públicos para agendar datas ou enviar documentos;
  5. Segurança das informações: as informações não precisam ficar armazenadas em papel impresso, podendo ser armazenadas com mais segurança em nuvem.
  6. Economia: Ao implantar um sistema de gestão pública há economia no desenrolar de processos, no consumo de papel e no gasto com impressões.

Nesse caminho, a CMT Tecnologia oferece o SIM, um sistema de gestão pública com módulos integrados, que oferece mais controle dos processos e simplifica o acompanhamento de procedimentos em seus detalhes. 

Além da inserção de softwares de gestão a revisão das regras e processos podem ser revistas pensando em tornar o serviço público mais eficiente.

Há um longo caminho a ser percorrido para que a desburocratização atinja um patamar que faça com que a burocracia seja associada a eficiência e a eficácia. O investimento em iniciativas que colarem para tal deve ser levado em consideração, uma vez que os benefícios colhidos serão sentidos por cidadãos e órgãos públicos.

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